De vergadering is voorbij, maar niemand weet precies wie wat moet doen. Jij hebt geprobeerd mee te schrijven, maar de helft miste je toch. Notuleren met Copilot lost dat op: de tool luistert mee, vat samen en zet actiepunten per persoon op een rij. In dit artikel lees je hoe je het instelt, welke prompts het beste werken en wanneer het minder geschikt is.
📌 In het kort
- Copilot transcribeert je vergadering live en genereert automatisch samenvattingen en actiepunten.
- Je hebt een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig om dit te gebruiken.
- Tijdsbesparing kan oplopen tot 45 minuten per vergadering.
- Jij blijft eindverantwoordelijk: Copilot maakt een concept, geen definitief document.
Wat doet Copilot precies tijdens een vergadering?
Copilot is geen passieve toehoorder. Zodra je het inschakelt, begint het actief mee te werken. Het herkent wie er spreekt, volgt de structuur van het gesprek en filtert de relevante informatie eruit. Notulen maken met Copilot betekent in de praktijk dat je zelf gewoon kunt meepraten, terwijl Copilot het zware werk doet.
Dit doet Copilot automatisch tijdens je vergadering:
- Real-time transcriptie: Elke gesproken zin wordt omgezet naar tekst, inclusief wie die zin uitsprak.
- Samenvatten: Copilot herkent herhalingen en filtert die eruit. Je krijgt een heldere samenvatting, geen woordelijk verslag.
- Actiepunten isoleren: Copilot herkent toezeggingen en taken, ook als ze terloops worden uitgesproken, en zet ze apart.
- Toewijzen per deelnemer: Actiepunten worden gekoppeld aan de persoon die ze op zich nam. Niet meer nazoeken wie wat zou doen.
- Besluiten vastleggen: Wat is er besloten? Copilot markeert die momenten in het gesprek.
De mens blijft wel eindverantwoordelijk. Copilot maakt een concept, geen definitief document. Controleer en pas aan voordat je de notulen verstuurt.
💡 Expert tip
Vraag Copilot na de vergadering altijd eerst om een ruwe samenvatting te maken vóór je specifieke vragen stelt. Zo geef je Copilot context en worden verdiepende vragen accurater. Ik doe dit standaard bij elke sessie.
Wil je weten waar AI jou tijd bespaart?
Vul in 1 minuut de scan in. Onze specialisten sturen je binnen één werkdag een persoonlijk rapport met concrete AI-toepassingen voor jouw functie en sector.
Geen verkoopgesprek. Geen verplichtingen.
Hoe stel je Copilot in voor notuleren?
Heb je Copilot al klaarstaan voor je eerste vergadering, of moet je nog een paar stappen doorlopen? Voor de meeste mensen is het instellen eenmalig werk van vijf minuten. Daarna loopt het vanzelf.
Zo stel je Copilot in voor notulen maken:
- Controleer je licentie. Je hebt een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig. Heb jij die niet, maar een collega wel? Het is voldoende als één deelnemer in de vergadering deze licentie heeft.
- Zet sprekerherkenning aan. Ga naar je Teams-instellingen en schakel stem- en gezichtsherkenning in via Instellingen > Herkenning. Zo weet Copilot wie wat zei.
- Schakel transcriptie in bij het plannen. Open de vergaderscheduler, ga naar de opties en activeer transcriptie via “Tijdens en na de vergadering”. Doe dit vóór je de uitnodigingen verstuurt.
- Open Copilot in de vergadering. Zodra de meeting begint, klik je op het Copilot-icoon in de menubalk. Kies je taal en je kunt beginnen.
Checklist: klaar voor je eerste vergadering met Copilot
- Microsoft 365 Copilot-licentie actief (bij jou of een deelnemer)
- Sprekerherkenning ingeschakeld in Teams-instellingen
- Transcriptie geactiveerd in de vergaderplanner
- Taal ingesteld op Nederlands in Copilot
- Vergadering gepland en uitnodigingen verstuurd
Wij raden altijd aan om dit de dag vóór je eerste vergadering te doen. Dan heb je geen haast en kun je rustig testen of alles werkt.
Welke prompts werken het beste voor notulen?
Stel je voor: de vergadering is net afgelopen. Je klikt op Copilot en typt: “Maak een samenvatting.” Je krijgt een aardig resultaat, maar het mist context. De truc is om specifieker te zijn. Hoe concreter je vraag, hoe bruikbaarder de output.
Hier zijn vijf prompts die je direct kunt gebruiken:
- “Vat deze vergadering samen met focus op [onderwerp].” Gebruik dit als de vergadering meerdere onderwerpen had. Door een focus te geven, krijg je een gerichte samenvatting in plaats van een lange opsomming van alles wat er is gezegd.
- “Maak een actiepuntenlijst per deelnemer.” Dit is de meest gebruikte prompt in mijn ervaring. Copilot koppelt elke taak aan een naam, zodat opvolging vanzelf duidelijk is.
- “Welke beslissingen zijn er genomen?” Ideaal voor het besluitenregister of als je snel wilt terugkijken wat er is vastgesteld, zonder het hele verslag door te lezen.
- “Waar waren we het niet over eens?” Een onderschatte prompt. Bij een klant in de financiële sector zag ik hoe waardevol dit is: discussiepunten bleven anders altijd onder de radar, tot ze later toch terugkwamen.
- “Maak een conceptmail met actiepunten en verantwoordelijken.” Copilot schrijft dan direct een e-mail die je kunt kopiëren en aanpassen. Dit bespaart je een extra stap en zorgt dat iedereen dezelfde informatie krijgt.
Wat levert notuleren met Copilot op?
De tijdswinst is groter dan de meeste mensen verwachten. Niet alleen het uittypen verdwijnt, ook het nazoeken, het terugluisteren en het opstellen van de opvolgmail. Dat telt snel op tot drie kwartier per vergadering.
| Onderdeel | Handmatig notuleren | Notuleren met Copilot |
|---|---|---|
| Tijd tijdens vergadering | Typen én luisteren tegelijk | Volledig deelnemen aan het gesprek |
| Uitwerken achteraf | 20-45 minuten | Vrijwel nul |
| Kans op fouten | Hoog bij drukke vergaderingen | Laag, mits je controleert |
| Actiepunten per persoon | Handmatig bijhouden | Automatisch toegewezen |
| Opvolgmail versturen | Extra stap, apart opstellen | Direct via Copilot als concept |
| Beschikbaarheid achteraf | Afhankelijk van het verslag | Via Recap-tabblad terug te raadplegen |
Bij een klant in de logistiek zag ik dat vergaderingen gemiddeld met tien minuten korter werden, simpelweg omdat deelnemers beter gefocust bleven. Ze hoefden niet meer te vragen “kun je dat herhalen?” omdat ze wisten dat alles werd vastgelegd.
Minder vergadermoeheid, betere opvolging en een flinke tijdsbesparing. Dat zijn geen beloftes, maar de praktijk.
Werkt Copilot ook zonder Teams of bij een fysieke vergadering?
Wat als je geen Teams gebruikt, of als je gewoon in een vergaderruimte zit zonder laptops en camera’s? Dit is een vraag die ik regelmatig krijg, en die concurrenten vrijwel altijd overslaan.
Zonder Teams: Copilot is gebonden aan het Microsoft-ecosysteem. Je kunt het niet los gebruiken buiten Teams om. Wel is er een uitzondering: als transcriptie uitstaat maar Copilot wél actief is tijdens de vergadering, kun je alsnog samenvattingen en actiepunten opvragen. Zodra de vergadering sluit, is Copilot niet meer beschikbaar voor die sessie.
Bij fysieke vergaderingen: Dit is eerlijker gezegd een beperking van de tool. Je kunt audio via een apparaat in de ruimte laten oppikken, maar sprekerherkenning werkt dan stuk minder goed. De kwaliteit van de transcriptie hangt sterk af van de akoestiek en de afstand tot de microfoon.
Een praktische workaround voor fysieke vergaderingen: gebruik een losse transcriptie-app zoals Otter.ai of een mobiele recorder, en plak de ruwe transcriptie daarna in Copilot in Microsoft Word of een ander M365-app. Dan kun je alsnog de samenvattings- en actiepuntenfuncties gebruiken.
Als je wilt vergelijken hoe Copilot zich verhoudt tot andere AI-tools voor dagelijks werk, lees dan ook Copilot vs. ChatGPT: welke AI-tool past bij jouw manier van werken?. Copilot notuleren zonder Teams of bij een fysieke vergadering is dus mogelijk, maar vraagt een tussenstap. Geen reden om er niet mee te beginnen, maar wel eerlijk zijn over de verwachtingen.
Privacy en opslag: waar komen jouw notulen terecht?
Je hebt een vergadering gehad met vertrouwelijke informatie. Waar gaat die data naartoe? Terechte vraag.
Transcripties van privévergaderingen worden opgeslagen in de OneDrive van de organisator. Bij kanaalmeetings in Teams gaat de data naar SharePoint van je organisatie. De toegangsrechten zijn dezelfde als die je al hebt ingesteld in Microsoft 365. Niemand buiten je organisatie kan er zomaar bij.
Copilot slaat data op binnen de Microsoft-cloud, onder de bestaande compliance- en beveiligingsafspraken van jouw Microsoft-contract. Dat klinkt veilig, en voor de meeste organisaties is het dat ook.
Maar werk je in de zorg, HR of juridische dienstverlening? Dan is het verstandig om dit eerst met je IT-afdeling of privacy-officer te bespreken. Wij adviseren onze klanten in die sectoren altijd om de instellingen voor transcriptieopslag expliciet vast te leggen in hun IT-beleid. Niet omdat het onveilig is, maar omdat de AVG specifieke eisen stelt aan wie wat mag zien.
Wil je weten waar AI jou tijd bespaart?
Vul in 1 minuut de scan in. Onze specialisten sturen je binnen één werkdag een persoonlijk rapport met concrete AI-toepassingen voor jouw functie en sector.
Geen verkoopgesprek. Geen verplichtingen.
Veelgestelde vragen
Hieronder de vragen die ik het vaakst tegenkom, ook van mensen die al een paar keer met Copilot hebben gewerkt.
Kan Copilot notuleren zonder dat de vergadering wordt opgenomen?
Ja. Als transcriptie uitstaat maar Copilot tijdens de vergadering actief is, kun je alsnog samenvattingen en actiepunten opvragen. Na afloop van de vergadering is Copilot dan niet meer beschikbaar voor die sessie.
Heb ik een speciale licentie nodig voor notuleren met Copilot?
Ja, je hebt een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig. Het is voldoende als één deelnemer in de vergadering deze licentie heeft.
Is Copilot betrouwbaar genoeg voor officiële notulen?
Als conceptverslag werkt het goed. Je blijft zelf eindverantwoordelijk voor controle en correctie. Met vaste afspraken over promptgebruik is het prima geschikt voor dagelijks werk.
Welke AI-tool is het beste voor notuleren?
Copilot is de sterkste keuze als je volledig binnen Microsoft Teams werkt. Gebruik je andere platforms, dan zijn alternatieven als Otter.ai of Fireflies.ai soms een betere optie. Eerlijkheid gaat hier boven merkvoorkeur.
Kan Copilot ook een samenvatting maken van een vergadering die al heeft plaatsgevonden?
Alleen als transcriptie was ingeschakeld tijdens de vergadering. Via het Recap-tabblad in Teams kun je Copilot daarna alsnog bevragen op basis van de beschikbare transcriptie.
Wil je verder kijken dan alleen notuleren? Op AI-agents.nl vind je meer over het automatiseren van volledige vergader- en opvolgworkflows met AI agents en n8n.
